Tajemník/ tajemnice kanceláře ředitele

Přehled

Vaší zodpovědností bude:

• organizační podpora a zajištění chodu kanceláře ředitele v administrativně-provozních záležitostech ústavu (rozhodnutí a příkazy ředitele, jmenování, odvolání, pověření) a organizaci pracovního kalendáře ředitele,
• koordinovat setkání, porady, jednání a celoústavní rady po stránce organizační (občerstvení, příprava technického zázemí),
• spolupracovat při stanovování provozních plánů a organizační politiky v souladu se strategií instituce a požadavků zřizovatele, kontroluje formální přípravu návrhů smluv, obchodní korespondence, vnitřních předpisů, směrnic a interních dopisů k jejich vydání, evidenci a archivaci,
• příprava podkladů pro jednání ředitele s vědeckými pracovníky a dalšími orgány instituce, dozorčí rady a dalšími komisemi a poradními orgány ředitele, včetně tvorby zápisů z těchto jednání,
• zprostředkuje rozhodnutí ředitele ústavu a další interní komunikace směrem zaměstnancům, aktualizuje a archivuje systém směrnic a interní řídící dokumentace,
• vede spisovou službu sekretariátu ředitele, provádí evidenci a archivaci dokumentů dle spisového řádu, sleduje stav rozpracované nebo nevyřízené agendy, zajišťuje evidenci smluv v registru smluv, ukládání smluv do účetního systému
• vede datovou schránku ústavu, zajišťuje evidenci a přerozdělení došlé agendy ke zpracování, zajišťuje zpětné odeslání a vyřízení agendy přes datové zprávy,
• zajišťuje adekvátní podporu vědcům a vědkyním v oblasti administrativních záležitostí ústavu související s jejich vědeckou činností,
• komplexní vyřizování komunikace sekretariátu ředitele v rámci přidělené agendy a dle pokynů ředitele,
• úzká spolupráce s projektovým oddělením a agendou transferu znalostí a popularizace vědy,
• spolupráce v oblasti právní a kontrolní v rámci vnitřního kontrolního systému ústavu,
• spolupráce se zřizovatelem (MZe) a dalšími obchodními a odbornými partnery.

Jak si Vás představujeme?

• máte ukončené VŠ vzdělání (výhodou právní nebo ekonomický směr) a komunikativní znalost anglického jazyka,
• zkušenosti se strategickým nebo institucionálním chodem kanceláře vědecké instituce NEBO praxe na obdobné pracovní pozici NEBO pracovní zkušenosti z výzkumného či univerzitního pracoviště,
• organizační schopnosti, komunikativnost, spolehlivost, schopnost rozhodování a strategického plánování, schopnost spolupráce s veřejnými institucemi, akademickým sektorem i soukromými subjekty,
• máte obecnou znalost právních předpisů a orientaci v legislativním rámci v. v. i.
• znalost obchodní korespondence a odpovídající reprezentativní znalost českého jazyka,
• schopnosti práce s textem – formulační a stylistické dovednosti na výborné úrovni,
• požadujeme kancelářskou znalost práce na PC, portály státní správy, registry a rejstříky
• flexibilní a aktivní přístup k řešení pracovních úkolů, schopnost týmové spolupráce a loajalita.

Co Vám nabízíme?

• termín nástupu březen 2026
• místo výkonu práce: Hudcova 296/70, Brno-Medlánky
• práce na dobu určitou 1 rok s možností další spolupráce
• pracovní úvazek 40 hod. týdně
• odpovídající mzdové ohodnocení dle rozsahu dosažené praxe a možné míry přidělených odpovědností
• 6 týdnů dovolené
• balíček zaměstnaneckých benefitů (Edenred Benefit Card, zvýhodněné mobilní služby, příspěvek na stravování a skvělý oběd přímo v areálu)
• tradici a zázemí moderního výzkumného prostředí.

K zařazení do výběrového řízení uchazeči předloží: strukturovaný životopis a motivační dopis se zájmem o spolupráci zejména s odkazem na pracovní zkušenosti korespondujících s požadavky inzerované pozice. Kontaktní osoba pro výběrové řízení: Ing. Jiří Kolísek (personální oddělení) emailová adresa pro zařazení do výběrového řízení zasílejte podklady pod značkou "tajemník" na uvedený email. Uchazeči splňující předpoklady pro výkon práce budou dále kontaktováni.

Termín uzávěrky pro zasílání přihlášek do